Un DME et plus de 90 organisations de soins de santé

On pourrait comparer l’Alliance pour des communautés en santé à l’étreinte chaleureuse d’une courtepointe en « patchwork ». Aussi unique et diversifiée que les milieux qu’elle sert, l’Alliance est composée de plus de 90 organisations de soins de santé primaires complets gérés par la communauté. Celles-ci travaillent collectivement à la réalisation d’une vision commune pour assurer la meilleure santé et le meilleur bien-être qui soient à toute personne vivant en Ontario.

Mis sur pied en 1982 avec seulement six centres de santé communautaire, le réseau de l’Alliance s’est développé et compte aujourd’hui plus de 110 membres, notamment des centres d’accès aux services de santé pour les Autochtones et des équipes interprofessionnelles de soins primaires pour les Autochtones, des centres de santé communautaire, des équipes de santé familiale régies par la communauté et des cliniques dirigées par du personnel infirmier praticien.

La disparité des systèmes d’archivage de dossiers empêche la connectivité.

Au fur et à mesure que l’Alliance se développait, son offre de services a évolué afin de répondre aux besoins complexes de ses divers clients, qu’il s’agisse d’Autochtones, de francophones, de membres de la communauté LGBTQ, de personnes âgées ou de personnes aux prises avec une dépendance. Des membres ont déménagé dans des régions éloignées et mal desservies, où les besoins étaient criants. Certains travaillaient en clinique, tandis que d’autres faisaient du travail de rue. Pour un secteur qui valorise la collaboration et la création de communautés de praticiens, le maintien de sa « connectivité » s’est révélé plus difficile au fil du temps. 

Le fait que chaque organisation avait son propre système d’archivage de dossiers constituait le cœur du problème. Certaines avaient différentes solutions de dossier médical électronique (DME) tandis que d’autres conservaient des dossiers papier. La production de rapports pour les agences gouvernementales était fragmentée et la communication de données cliniques entre certains centres était impossible.  

Quatre ans pour réunir numériquement les membres de l’Alliance.

En avril 2017, l’Alliance et TELUS Santé ont entrepris un chantier qui a duré quatre ans et qui visait à réunir numériquement les membres au sein d’une même plateforme de DME. 

Le centre de santé communautaire South Riverdale a été le premier à prendre part à l’aventure, préparant le terrain pour les autres. Kathleen Foley, gestionnaire de l’amélioration et de l’évaluation de la qualité, savait que le fait d’être un lieu d’essai pilote poserait d’énormes défis, et elle avait vu juste. « TELUS Santé n’était pas habituée à travailler avec des exigences de conception fondées sur une clientèle et des obligations de production de rapports aussi complexes que les nôtres. L’équipe a travaillé très fort pour comprendre ce que sont les centres de santé communautaire, ce qu’ils font et comment ils le font¹. » 

Après plus de 7 000 heures de travail, d’importants enseignements ont été tirés, des processus et des procédures ont été élaborés et le déroulement des opérations a été documenté. Le tout a servi de base aux membres de l’Alliance pour la suite du projet. À la fin de 2020, 96 membres de l’Alliance avaient adopté la solution PS Suite DME de TELUS Santé.

En février 2021, PS Suite DME a été approuvée par l’ensemble des membres, ce qui ouvrait la voie au sprint final. « C’est une grande réussite, et TELUS Santé a répondu à toutes les exigences de nos membres, en plus de respecter son engagement d’offrir une solution bilingue », affirme le directeur de l’informatique de l’Alliance, Rodney Burns. 

Des outils numériques pour la prestation de soins équitables et culturellement appropriés.

La plateforme de DME unique et robuste de l’Alliance comporte des éléments conçus spécifiquement pour le modèle de prestation de soins du groupe. « Nous réinventons le modèle médical traditionnel, explique M. Burns. Nous avons des formulaires et des modèles personnalisés et standardisés qui s’intègrent à nos opérations et qui permettent de saisir des services comme les activités de guérison autochtone et les ordonnances sociales. Nous cherchons également des façons de répondre aux besoins de la communauté LGBTQ2+. »  

La solution PS Suite DME facilite et simplifie la communication au sein de l’écosystème de l’Alliance ainsi qu’avec les agences gouvernementales, aidant ainsi le groupe à remplir ses obligations en matière de reddition de comptes. « Notre organisation peut désormais saisir des données qui sont probablement de la plus grande qualité possible, affirme Marc Gordon, directeur du programme de gestion de l’information pour l’Alliance. De plus, l’interconnexion avec les agences provinciales et les ressources de soins de santé numériques nous permettent de raconter notre histoire, laquelle peut être utilisée pour influencer les politiques et améliorer le parcours du client en matière de soins de santé. »

D’autres services intégrés au DME gagnent rapidement la faveur des utilisateurs. L’application DME Mobile permet aux équipes d’intervention de rue de consulter de manière sécurisée les dossiers des clients à partir d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. MedDialog permet les communications chiffrées et l’échange d’informations entre les professionnels de la santé, ce qui améliore la continuité des soins. Grâce à PrescripTIonMD, les cliniciens peuvent envoyer des ordonnances électroniques directement aux pharmacies et traiter facilement les demandes de renouvellement à partir de leur DME. 

Lorsque la pandémie de COVID-19 a éclaté, les membres de l’Alliance ont trouvé que la Visite virtuelle du DME était tout simplement géniale. « Nous n’avons pas besoin d’ouvrir une session. Nous pouvons l’utiliser à partir de nos DME », commente M. Burns. Et puisque les membres du personnel de l’Alliance ne soumettent pas de demandes de règlement à l’Assurance-santé de l’Ontario, ils n’ont pas eu besoin d’attendre les codes de facturation. « Nous avons commencé à l’utiliser aussitôt. » 

Alimenter le mouvement pour faire progresser l’équité en matière de soins de santé.

« Ces solutions de santé numériques favorisent l’atteinte des objectifs des membres de l’Alliance, soit de servir les personnes les plus vulnérables en Ontario, ajoute M. Burns. Nous avons un partenariat avec TELUS Santé qui va nous aider à avancer sur cette voie et à passer au chapitre suivant. »

1. https://www.allianceon.org/blog/Insight-inside-South-Riverdale-CHCs-TELUS-PS-Suite-EMR-implementation